Dokumentation perfektionieren

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet Unternehmen, die ihre dokumentenbezogenen Prozesse rationalisieren wollen, eine Vielzahl von Vorteilen. Erstens steigert es die Effizienz, indem es ein zentrales Repository für die Speicherung, den Abruf und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten bereitstellt und so den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Suche nach wichtigen Informationen reduziert. Mittels Versions- und Zugriffskontrolle wird die Datensicherheit und Einhaltung der Vorschriften gewährleistet und gleichzeitig die Zusammenarbeit zwischen den Teams gefördert. Darüber hinaus unterstützt ecoDMS papierloses Arbeiten, womit es sowohl Platz als auch Ressourcen spart. Gleichzeitig ermöglicht es den Fernzugriff, so dass Mitarbeiter von überall aus arbeiten können.

Details

Fakten über ecoDMS

  • Digitalisierung: Mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) extrahiert ecoDMS zuverlässig die schriftlichen Informationen für die Speicherung.
  • Einheitliche Kontrolle von Geschäftsdokumenten: Dokumente werden für autorisierte Mitarbeiter verfügbar gemacht und erstellte Versionen nachvollziehbar dargestellt.
  • Klassifizierung: Während der Digitalisierung können die extrahierten Informationen zur automatischen Klassifizierung von Dokumenten verwendet werden. Dies ermöglicht einen komfortablen Zugriff auf alle Unterlagen für eine spätere Verwendung z.B. in Audits.
  • Genauigkeit: Mit automatisierten Workflows und Vorlagen reduziert ecoDMS das Risiko menschlicher Fehler bei der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten.
  • Konformität: Die Einhaltung von Branchenvorschriften und -normen ist für einige Unternehmen ein wichtiges Anliegen. ecoDMS hilft bei der Einhaltung der Vorschriften, indem es sicherstellt, dass alle Dokumente auf dem neuesten Stand sind und für Audits und Inspektionen sofort zur Verfügung stehen.
  • Zusammenarbeit: ecoDMS erleichtert die Zusammenarbeit, da mehrere Benutzer gleichzeitig auf Dokumente zugreifen und daran arbeiten können. Dies ist besonders in der Fertigung von Vorteil, wo Teams häufig gemeinsam an Dokumenten wie Konstruktions- und Produktionsplänen arbeiten müssen.